Im österreichischen Geschäftsalltag kommt es häufig vor, dass Sie Rechnungen stornieren oder auch nachträglich korrigieren müssen; die Gründe hierfür sind vielschichtiger Natur. Dabei kommt es mitunter zu Unklarheiten und Irritationen aufgrund von falsch interpretierten Formvorschriften bezüglich der Rechnungskorrektur sowie von expliziten Regelungen hinsichtlich Stornorechnungen und Gutschriften. Grundsätzlich können Sie dabei Fehler in der ursprünglichen Rechnung durch eine Rechnungskorrektur beheben. Dabei müssen Sie beachten: Ist die erste Rechnung bereits buchhalterisch erfasst, müssen Sie der entsprechenden Rechnungskorrektur eine autarke Rechnungsnummer zuweisen. Nur wenn die Ursprungsrechnung noch nicht in der Buchhaltung verarbeitet wurde, kann weiterhin die bereits bestehende Rechnungsnummer genutzt werden.
Das Ausstellen von Gutschriften generiert nachhaltige Vorteile
Mittlerweile ist es in Österreich aber auch eine gängige Praxis, eine entsprechende Gutschrift zu erstellen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn zum Beispiel eine noch unbezahlte Ware vom Rechnungsempfänger nie abgeholt wird, aber eine diesbezügliche Rechnung bereits erstellt wurde. Auch bei wesentlichen Fehlern im Rahmen der Rechnungserstellung ist es bei bestimmten Voraussetzungen empfehlenswert, anstatt eines Berichtigungscodes eine Gutschrift auszustellen. Dabei sollten die Fehler bzw. Mängel aber immer innerhalb weniger Tage nach der Rechnungserstellung bemerkt worden sein; zudem spielt das Geschäftsfeld aufgrund der jeweiligen Spezifikationen eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung für einen Berichtigungscode oder eben für das Ausstellen von Gutschriften. Dabei ist es wichtig, dass Sie den Rechnungsempfänger über diese Vorgehensweise informieren und die ausgestellte Gutschrift sowohl die Rechnung an sich als auch die Rechnungsnummer enthält.
Gerade im Umsatzsteuergesetz steht der Umgang mit Gutschriften im Fokus
Kommt es nämlich bei dem jeweiligen Rechnungsempfänger zu einer Steuerprüfung, müssen die von Ihnen getätigten Gutschriften in der Buchhaltung Berücksichtigung gefunden haben. Ist dies aber nicht der Fall, gerät der Rechnungsempfänger in arge Erklärungsnot gegenüber den österreichischen Finanzbehörden. Um ein solches Szenario zu vermeiden, sollte der Versand von Gutschriften und darin enthaltenen Rechnungen stets nachverfolgbar bleiben. Im Idealfall bestätigt der Rechnungsempfänger den Erhalt der Gutschriften. Dadurch geraten Sie bei dieser Thematik gegenüber den österreichischen Finanzbehörden nicht in Erklärungsnot und ersparen sich Unannehmlichkeiten. Im Sinne des Umsatzsteuerrechts werden Gutschriften dabei als Dokumente angesehen, die ausweisen, dass die Abrechnungslast beim jeweiligen Leistungsempfänger liegt.
Gutschriften fungieren auch quasi als umgekehrte Rechnungen
Gutschriften erfüllen im Rahmen der kaufmännischen Praxis demgegenüber gleich zwei wesentliche Funktionen. Einerseits können Sie Gutschriften dabei als eine Art umgekehrter Rechnung nutzen. Dies bedeutet, dass ausgewiesene Gutschriften an die Stelle einer dem Leistungsempfänger ausgestellten Rechnung tritt. Dieses Verfahren wird in Österreich bevorzugt für die Zahlung von Provisionen verwendet. Auf der anderen Seite werden im gewöhnlichen Geschäftsverkehr zum Beispiel Preisnachlässe aufgrund etwa von Sachmängeln als Gutschriften bezeichnet. Grundsätzlich haben Gutschriften dabei dieselben verpflichtenden Inhalte wie klassische Rechnungen, müssen allerdings keine Zahlungsdaten aufweisen.